In de zomer van 2020 lanceerden we het online reserveringsplatform voor de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur.
Concreet betekent dit dat iedereen zelf de locaties in de culturele centra (OC Kasterlee, OC Tielen, OC Lichtaart en Ligahof), de sporthallen (Duineneind, Tielenhei) en de turnzalen van de Pagadder, de Vlieger, het SMIK en Tielen, én jeugdpaviljoen de Rulheyde kan reserveren.
Er is geen uitgebreide handleiding voorzien, maar er is wel een “help”-functie beschikbaar in het menu. In de downloads op deze pagina vind je tevens een handig instructie filmpje.
Onderaan geven we nog enkele nuttige tips mee:
Algemeen:
- Het reservatieplatform werd voorheen ook gebruikt voor de reservering van zomeractiviteiten. Let daarom goed op dat je voor de reservatie van locaties op “Accommodatie” en niet op “Activiteiten (inschrijvingen kinderen)” klikt.
- Kijk goed na of je ingelogd bent als vereniging of als natuurlijke persoon/ privépersoon. Standaard geeft het systeem jouw eigen naam, je moet dit zelf wijzigen naar de naam van je vereniging zodat het juiste tarief, aanvraagtermijn, etc. wordt toegepast
- Voor reservaties van locaties vóór 9 uur kan je de reservatie aanvragen vanaf 9 uur en ofwel via het veld opmerkingen, ofwel via de conciërge of zaalwachter aangeven dat je de locaties vroeger dan 9 uur wenst te boeken. Er wordt dan nagekeken of dit mogelijk is in functie van beschikbaarheid, poetsdienst, enz.
- Je reservatieaanvraag komt altijd “in optie” totdat deze is bevestigd door de zaalverantwoordelijke.
- Indien je een zaal als “niet beschikbaar” ziet staan maar je ziet ook geen boeking, is er mogelijk een optie genoteerd. Contacteer in dat geval de zaalverantwoordelijke voor meer info.
- respecteer de sluitingsdagen van de zalen:
- voor cultuur: sluitingsdagen cultuur
- voor sport: sluitingsdagen sport
- speeldomein Rulheyde is gesloten in december, januari, februari en juli
- Minimum aanvraagtermijn: vergaderzalen kan je reserveren tot 7 dagen voor aanvang, voor de grote zalen en de foyer is de minimale reservatietermijn 30 dagen.
- De uren die je reserveert zijn inclusief opbouw en afbraak; wij voorzien pas toegang tot de zaal vanaf het uur dat je de zaal effectief hebt gereserveerd. Idem voor het afsluiten.
- Er zijn specifieke reservatietermijnen bepaald volgens het gebruikersreglement gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur. Dit vind je terug (incl. bijlagen) onder de "Downloads" op deze pagina. Indien je een locatie niet kan reserveren is het mogelijk nog te vroeg volgens de termijnen bepaald in dit reglement.
- Naast elke locatie vind je een infoknopje naar het gebruikersreglement gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur en het daarbij horende retributiereglement.
- Maak minimum 14 dagen voor aanvang van de activiteit afspraken met betrekking tot de gewenste dranken voor de culturele zalen.
- Wil je als particulier een reservatie maken en heb je geen login, vul dan hier het registratieformulier in.
Specifiek voor culturele verenigingen
- Voor activiteiten en evenementen welke reeds opgenomen zijn in de kalender van wederkerende activiteiten, zijn de zalen standaard ingevuld van 9 tot 23.30 uur. Het is de taak van de vereniging om eventuele extra’s, zalen en correcte uren aan te vullen alsook en een controle van de reservatie te doen via de eigen login.
Specifiek voor sport
- Bij de reservatie van kleedkamers kunnen geen dames- of herenkleedkamers gekozen worden. Gebruik het opmerkingenveld bij de reservatie aanvraag om aan te geven hoeveel heren- en/of dameskleedkamers je wenst. De zaalwachter zal het nodige doen.
Bijzondere voorwaarden
- Er zijn specifieke aanvraagtermijnen (12 maanden vóór de activiteit) voor inwoners uit Kasterlee voor jubilarissen, huwelijken en 18-jarigen vaten. Als je hier gebruik van wil maken, neem je best vanaf 12 maanden voor aanvang contact op met de conciërge.
- Voor gebruik vanhet Podium OC Tielen als vergaderzaal contacteer je de conciërge via OCTielen@kasterlee.be
Uiteraard blijven onze conciërges en zaalwachters altijd voor jullie ter beschikking, ook voor hulp bij het reserveren van de diverse locaties. Je kan ze steeds contacteren via deze link